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Lorsque vous créez votre entreprise, l’extrait Kbis devient rapidement l’un de vos documents les plus importants. Il représente votre “carte d’identité” juridique et atteste officiellement de l’existence de votre société. Mais au fil de la vie de l’entreprise, ces informations peuvent évoluer. À chaque changement, vous devez effectuer une modification du Kbis.
Mais alors, comment modifier son Kbis ? Quand est-il nécessaire de faire une modification de Kbis ? Est-il possible d’effectuer une modification du Kbis en ligne ? Changer l’adresse d’une entreprise nécessite-t-il une modification de son Kbis ? On vous explique tout sur la modification du Kbis dans cet article.
Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est le document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une société commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il constitue la véritable carte d’identité de l’entreprise. Le Kbis contient notamment les informations suivantes :
- la dénomination sociale ;
- la forme juridique ;
- l’objet social ;
- le capital ;
- l’adresse du siège ;
- l’identité du dirigeant ;
- l’existence éventuelle d’une procédure collective ;
- et toutes les informations essentielles permettant à un tiers de vérifier la situation de votre entreprise.
Ce document est délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il certifie que l’entreprise est correctement immatriculée et que les informations qu’il contient ont été vérifiées.
Bon à savoir : un Kbis non à jour peut donc entraîner des obstacles importants, car les tiers se fient exclusivement à ce document pour connaître la situation réelle de la société.
Pourquoi faut-il modifier son Kbis ?
L’extrait Kbis doit toujours refléter la réalité juridique de l’entreprise à l’instant T. C’est pour cela que, lors de démarches administratives, il est demandé un Kbis de moins de 3 mois. Par conséquent, dès qu’un élément figurant dans le document évolue, vous devez procéder à une modification du Kbis.
À noter : toutes les modifications d’entreprise ne donnent pas lieu à une modification du Kbis. Par exemple, le changement d’adresse personnelle du dirigeant ne nécessite pas une modification du Kbis.
Par conséquent, pour effectuer la modification du Kbis, le délai est de 1 mois dès lors qu’une décision prise au sein de l’entreprise (notamment prise en assemblée générale) entraîne un changement de l’une des informations présentes sur ce document. Tant que la formalité n’a pas été effectuée, le Kbis reste inchangé, même si la décision a été prise ou publiée.
Bon à savoir : on utilise souvent à tort le terme “modification de Kbis” pour les auto-entrepreneurs. En réalité, l’appellation exacte pour les micro-entrepreneurs est “extrait K”.
Quels événements entraînent la modification du Kbis ?
Les raisons les plus courantes entraînant la modification de Kbis sont :
- le transfert de siège social, en cas de déménagement de l’entreprise par exemple ;
- le changement de statut juridique, par exemple si vous êtes en entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou en SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) et que vous décidez de passer en société par actions simplifiée (SAS) ;
- le changement dans le capital social et son montant ;
- la nomination des dirigeants ;
- le changement de dénomination sociale.
Chaque modification du Kbis découle d’une décision affectant la société. Dans certains cas, la mise à jour du Kbis implique également une modification des statuts. C’est le cas lorsque l’objet social change, lorsque le siège social est transféré, lorsque la dénomination sociale évolue ou lorsque le dirigeant a été nommé dans les statuts. Dans ces situations, la décision doit être prise par les associés, entraînant simultanément une modification statutaire et une mise à jour du Kbis.
Dans d’autres cas, la modification du Kbis ne nécessite pas d’intervention sur les statuts. C’est notamment le cas lorsque le président d’une SAS a été nommé par décision collective et non dans les statuts. Si ce président démissionne ou est remplacé, seule la mise à jour du Kbis est nécessaire, sans modification statutaire.
Modification du Kbis : comment faire ?
Certaines formalités obligatoires doivent être accomplies pour que la modification du Kbis soit effective. Dans la plupart des cas, la modification de Kbis implique une décision collective des associés. Par conséquent, il faut donc convoquer les associés en assemblée générale et dresser un procès-verbal (PV) à l’issue de celle-ci. Le PV est le document matérialisant la décision des associés. Une fois que la décision est officialisée, alors il faut assurer la publicité du changement du Kbis par la publication d’une annonce légale.
Ensuite, il faut effectuer les formalités de modification du Kbis auprès du greffe. Il vous faut monter un dossier complet à fournir au greffe afin que ce dernier puisse enregistrer votre modification et vous délivrer un Kbis à jour. En réalité, toutes les modifications d’un extrait Kbis passent désormais par le Guichet Unique de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), et non plus directement auprès du greffe. Toutefois, cette formalité implique une rigueur administrative importante. La moindre erreur peut avoir des conséquences importantes, comme un rejet du dossier (ce qui peut ralentir la mise à jour du Kbis). Évitez les erreurs administratives, Legalstart s’occupe de la mise à jour de vos statuts et des formalités nécessaires.
Selon les modifications du Kbis effectuées, votre dossier de modification ne contient pas les mêmes pièces. Certaines sont toutefois systématiquement requises :
- le formulaire M2 ou M3 complété et signé, selon le type de modification ;
- le procès-verbal de l’assemblée générale ou décision de l’associé unique actant le changement ;
- les statuts modifiés datés et signés, si la modification impacte des éléments statutaires ;
- une pièce d’identité du dirigeant (ou du nouveau représentant légal) ;
- un justificatif du nouveau siège social, en cas de changement d’adresse ;
- le règlement des frais de greffe.
Modification du Kbis : quel prix ?
Une mise à jour du Kbis gratuite est-elle possible ? Non, la modification du Kbis a un prix. Le prix d’une modification du Kbis sur l’INPI varie en fonction du type de modification effectuée. Toutefois, il est possible de vous faire une idée du coût de votre modification de Kbis afin de l’anticiper dans votre budget.
- La publication d’une annonce légale coûte en moyenne 100 et 150 €. Le coût varie en fonction du nombre de lignes de votre annonce et du département de publication. Le prix d’une ligne est fixé par décret pour chacun des départements.
- L’enregistrement de votre modification génère des frais administratifs qui doivent être réglés auprès du greffe. Ces frais varient en fonction des modifications effectuées. En moyenne, il faut compter environ entre 60 et 210 € de frais de greffe pour une modification du Kbis si vous êtes une entreprise. Ce coût pour un entrepreneur individuel varie entre 49 et 95 €.
Bon à savoir : lors d’un transfert de siège social dans un nouveau département, il faut faire publier une annonce dans l’ancien département et une autre dans le nouveau, ce qui double les coûts liés à l’annonce légale.
Quelle durée prévoir pour la modification du Kbis ?
Pour la modification du Kbis, quel délai prévoir ? Il faut compter le temps nécessaire pour réunir les documents et accomplir les démarches requises. Ensuite, il faut laisser le temps à l’administration pour traiter votre demande. Une fois les démarches effectuées, il faut attendre entre 3 et 7 jours pour recevoir votre nouveau Kbis modifié. Attention, les délais varient selon votre département, la formalité souhaitée, la période de l’année, etc.
